マイナンバーを記載した書類の郵送方法

雇用保険の資格取得届をハローワークに郵送するときは、普通郵便では問題がありますか？

雇用保険の資格取得届にはマイナンバー（個人番号）を記載していますので、紛失等の事故を防止するために、配達状況を追跡・確認できる方法で郵送してください。

雇用保険の資格取得届には、従業員のマイナンバー（個人番号）を記入する欄が設けられています。

マイナンバーは、マイナンバー法（正式名称「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律等の一部を改正する法律」）によって、厳しく管理することが求められています。

万一、郵送の途中で紛失等の事故が生じると、従業員のマイナンバーが漏洩する危険があります。普通郵便は、紛失のリスクが比較的高くて、どこで紛失したのか曖昧になりやすいです。

配達状況を追跡・確認できる方法で郵送した場合は、郵便物が通過するポイントごとに記録されますので、郵便物が適切に管理されて紛失のリスクを抑えられます。また、万一、紛失した場合は、紛失したエリアを限定できますので、郵便物を発見できる可能性が比較的高いです。

配達状況を追跡・確認できる方法としては、次の方法があります。

マイナンバーを記載した書類を郵送で届け出る場合は、紛失等の事故を防止するために、いずれかの方法で郵送してください。

また、会社がハローワークに「資格取得届」を提出すると、ハローワークから会社に「雇用保険被保険者証」と「雇用保険被保険者資格等確認通知書」が交付されます。

交付された「雇用保険被保険者証」と「雇用保険被保険者資格等確認通知書（被保険者通知用）」は、会社から本人に手渡すことになっています。

ハローワークの窓口に「資格取得届」を持参して提出した場合は、その場で交付されますが、郵送で提出する場合は、交付を受けるために、返信用の封筒を同封しないといけません。

簡易書留や特定記録郵便など、希望する郵送方法を明記して、返信用の封筒に料金分の切手を貼付します。レターパックは同封すれば、それで返信してもらえます。

雇用保険の「資格喪失届」や「離職証明書」も取扱いは同じですが、提出期限に注意をする必要があります。

雇用保険の資格取得届の提出期限は、雇用した日の属する月の翌月10日までで余裕がありますが、資格喪失届の提出期限は、被保険者でなくなった日の翌日から10日以内となっています。

郵送で届け出る場合は、ハローワークに到着した日が受理した日になります。発送した日（消印の日）ではありませんので、余裕を持って発送する必要があります。

また、退職した従業員は、1日でも早く失業給付の手続きをしたいと希望する者が多いです。郵送の場合は、失業給付の手続きに欠かせない「離職票」が発行されるまで、ハローワークで1週間程度の日数を要します。

会社の所在地や業務の都合によりますが、面倒でなければ、直接ハローワークの窓口に持参して、早く手続きを完了した方が従業員（退職者）に喜ばれることが多いです。

また、社会保険（厚生年金保険と健康保険）の資格取得届を郵送する場合も、従業員のマイナンバー（個人番号）を記入する欄がありますので、レターパック等で郵送してください。なお、社会保険については、返信用の封筒は不要です。

郵送による届出、窓口に持参して届出の他に、電子申請による届出があります。マイナンバーの安全管理や業務の効率のことを考えると、電子申請による届出が望ましいです。

電子申請の場合は、雇用保険の被保険者証や確認通知書は郵送（書面）で交付されません。PDFファイルの形式で交付されて、それが書面と同等の扱いとなります。