従業員が年次有給休暇を申請するときに、取得理由の記入・明示を義務付けていませんか？

年次有給休暇は労働基準法で認められた従業員の権利ですので、取得理由によって、会社が年次有給休暇の申請を拒否することはできません。

年次有給休暇の取得理由の明示

また、労働基準法（第39条第5項）によって、次のように規定されています。

年次有給休暇は、従業員が請求した日に与えないといけません。ただし、事業の正常な運営を妨げる場合は、他の日に変更することが認められています。

「事業の正常な運営を妨げる場合」に該当するかどうかを判断するために、年次有給休暇の取得理由は考慮されません。

したがって、病気の場合しか認めなかったり、年次有給休暇の申請書に取得理由を記入していないと拒否したりして、年次有給休暇の取得理由によって認めないという取扱いは、労働基準法違反です。「私用のため」であっても認めないといけません。

なお、他の産前産後休業等の申請書と併用していて、便宜上、休暇の申請書に取得理由の記入欄を設けているだけで、空白でも申請どおり年次有給休暇を与えていれば、労働基準法違反にはなりません。

ただし、年次有給休暇の申請は前日までに行うことがルールです。そのため、当日の年次有給休暇の申請については、事業の正常な運営を妨げる場合でなくても、会社は拒否できます。当日に急に休んだ場合は、原則的には欠勤扱いになります。

当日の年次有給休暇の申請を認めるか認めないか（欠勤扱いにするかどうか）は、会社の判断で決められます。本人が希望して、会社が許可したときは、年次有給休暇を取得できます。

年次有給休暇の取得理由を条件にすることも可能で、例えば、急病等の場合に、医療機関のレシート、領収証、診断書のコピー等の提出を条件にして、年次有給休暇の取得を認める（欠勤を年次有給休暇に振り替える）といった対応が可能です。

特に理由がないにもかかわらず、当日になって急に従業員が「年次有給休暇を取得したい」と言ってきても、会社は拒否できます。

執筆者：社会保険労務士木下貴雄【登録番号第27020179号】
就業規則を専門とする社会保険労務士です。中小零細企業の就業規則に関する悩みは全て解決いたします。日々の業務やホームページでは、分かりやすく伝えることを心掛けています。