身元保証書と印鑑証明書

採用する際に、身元保証書を提出してもらおうと考えているのですが、身元保証人には実印を押印してもらって、印鑑証明書も一緒にもらった方が良いのでしょうか？

印鑑証明書まで求めるかどうかは会社が指定できますが、法律的には、そこまでしなくても構いません。

身元保証書とセットで印鑑証明書を提出させている会社もありますが、身元保証人本人が署名・押印したものであれば、認印や三文判でも効力は同じです。

つまり、認印や三文判で押印した身元保証書であっても、従業員が会社に損害を与えたときは、会社はその身元保証人に損害賠償を請求できます。

ただし、印鑑証明書を提出させていれば、架空の人物でないことを確認できます。高額の商品や現金を取り扱っていて、損害賠償を請求する可能性が高かったり、現に請求を検討したことがあったりするのであれば、印鑑証明書を提出してもらっておけば安心できると思います。

しかし、そこまで求めると、身元保証人になってくれる方が見付からないケースがありますので、印鑑証明書まで求めている会社は、中小企業では少ないように思います。

また、身元保証書については、他にも注意点があります。

2020年から民法が改正されて、保証人が支払い義務を負う上限額（極度額）を定めていない保証契約（身元保証書）は無効になることが定められました。

したがって、身元保証人に損害賠償を請求する場合は、次のように、あらかじめ身元保証書に具体的な上限額を記載しておく必要があります。

「本人が貴社の就業規則その他諸規程に違反し、若しくは、故意又は過失によって、貴社に損害を与えた場合は、1000万円を上限として、その損害を賠償します。」

これは以前から変わっていませんが、身元保証書の有効期限にも注意をする必要があります。有効期限は、期間の定めのない場合は３年間、期間を定める場合は最長５年です。

身元保証書の自動更新はできませんので、更新する場合は改めて手続きをしてもらう必要があります。