採用時の年金手帳の提出

従業員を採用したときは、年金手帳のコピーを提出してもらっていますが、マイナンバー（個人番号）を確認できれば、年金手帳のコピーは不要でしょうか？

その場合は、年金手帳のコピーを提出してもらう必要はありません。漏洩のリスクが増しますので、提出は求めない方が良いです。

以前は、従業員を採用して、社会保険（厚生年金保険と健康保険）の加入手続きをするために、資格取得届に従業員の基礎年金番号を記入して、事務センター又は年金事務所に提出する必要がありました。

基礎年金番号を確認するために、採用時の提出書類として、年金手帳のコピーを指定している会社が一般的でした。

しかし、現在は、マイナンバー制度が導入されて、マイナンバー（個人番号）と基礎年金番号が紐付けられています。

マイナンバー制度の導入に伴って、社会保険（厚生年金保険と健康保険）の資格取得届の様式が変更されて、従業員のマイナンバー（個人番号）を記入すれば、基礎年金番号の記入が不要になりました。

マイナンバー（個人番号）を確認できれば、基礎年金番号を把握する必要がありません。個人情報が漏洩するリスクが増しますので、年金手帳のコピーの提出は求めない方が良いと思います。

以前は、従業員の年金手帳（原本）を提出させて、会社が退職するまで保管しているケースもありましたが、トラブルの元ですので、止めるべきです。本来、年金手帳は本人が保管するものです。

また、2022年4月に年金手帳の制度が廃止して、年金手帳の交付が終了しましたので、今後は年金手帳を持っていない従業員が増えていきます。2022年4月以降は、年金手帳に代わるものとして、基礎年金番号通知書が交付されています。

例外的に、従業員のマイナンバー（個人番号）を確認できない場合は、その代わりに、資格取得届に基礎年金番号を記入する必要があります。その場合は、基礎年金番号通知書や年金手帳（所持者のみ）のコピーを提出してもらう必要があります。

事務センター又は年金事務所に提出する資格取得届に、マイナンバー（個人番号）も基礎年金番号もどちらも記入していない場合は、被保険者資格の不正取得を防止するために、受付の処理はされないで、会社に返戻されます。

執筆者：社会保険労務士木下貴雄【登録番号第27020179号】
就業規則を専門とする社会保険労務士です。中小零細企業の就業規則に関する悩みは全て解決いたします。日々の業務やホームページでは、分かりやすく伝えることを心掛けています。