タイムカードの打刻忘れ

出退勤の際に、タイムカードの打刻をよく忘れる従業員がいるのですが、何か改善する方法はないでしょうか?欠勤扱いにすると問題でしょうか?

始末書を提出させたり、打刻時のルールを工夫したり、いくつか方法はありますが、欠勤扱いにすることは認められません。

タイムカードの打刻を忘れたときに、手書きの処理を認めていると、打刻忘れがなくなることはありません。

タイムカードの打刻忘れはルール違反であることを明らかにして、最初は口頭で注意をしてください。就業規則に、出退勤の時刻をタイムカードに記録することを規定している場合は、その部分を本人に明示してください。

それでも改善されないときは、警告書を手渡して、文書(就業規則の懲戒事由に該当し、繰り返したときは懲戒処分を行うこと)で警告をします。この段階で違反行為であることを認識して改善されるケースが多いと思います。

それでも打刻忘れを繰り返したときは、就業規則に基づいて始末書を提出させることになります。

以上のような注意や警告と合わせて、タイムカードの打刻時のルールや設置場所を工夫することも考えられます。

例えば、打刻をしたときはタイムカードを裏返すことをルールとすれば、打刻されていないこと(打刻を忘れていること)が同僚や上司にも一目で分かりますので、注意を促せます。

また、タイムカードの設置場所を全員が通る場所に移動すれば、目に付きますので忘れにくくなります。

なお、タイムカードの打刻を忘れたからといって、欠勤扱いにすることはできません。大原則として、勤務した時間に応じた賃金を支払わないといけませんので、欠勤扱いにすると、賃金の不払として労働基準法違反になってしまいます。

もちろん、遅刻をしたときは、遅刻をした時間分の賃金を支払う必要はありません(控除することは可能です)。

また、就業規則の懲戒処分の1つに減給の制裁を定めていて、懲戒事由の1つにタイムカードの打刻忘れを定めている場合は、減給の制裁を行うことも可能です。

しかし、違反行為と懲戒処分の重さは釣り合っていないといけませんし、いきなり重い処分をすると次の処分が行いにくくなりますので、まずは一番軽い始末書の提出(譴責や戒告)から行うべきです。