退職した従業員、解雇した従業員から請求されたときは、退職や解雇の理由等を記載した証明書を交付していますか？

労働基準法によって、従業員が請求したときは、退職証明書や解雇理由証明書を交付することが義務付けられています。

退職証明書・解雇理由証明書の交付義務と重要性

労働基準法（第22条第1項）によって、次のように規定されています。

退職した従業員が請求したときは、次の事項について、退職証明書を交付することが義務付けられています。

転職先の会社から採用を検討している応募者（元従業員）に対して、採用の合否判定の材料にしたり、採用後の賃金の参考にしたりするために、「退職証明書」の提出を求めるケースがあります。

退職証明書は、本人が請求した事項を記載することになっていますので、利用目的や具体的な記載事項について、本人に確認する必要があります。

また、労働基準法（第22条第2項）によって、次のように規定されています。

第20条第1項は解雇予告の規定です。会社が解雇の予告をして、従業員が請求したときは、解雇の理由を記載した「解雇理由証明書」を交付することが義務付けられています。

解雇した従業員から、解雇理由証明書（第22条第2項）又は解雇理由を記載した退職証明書（第22条第1項）の交付を請求されたときは、会社は慎重に対応する必要があります。

本人が解雇理由に納得していなくて、専門家に相談をすると、通常は、「会社に解雇理由証明書（又は解雇理由を記載した退職証明書）の交付を請求してください」とアドバイスされます。

会社が解雇をして、不当解雇と判断されると、解雇は無効になります。その結果、職場への復帰を求められて、解雇した日以降の期間に対する賃金の支払いを命じられます。

正当な解雇理由の有無を判断する重要な書類（証明書）ですので、解雇理由の記載を求められた場合は注意しないといけません。特に複数の違反行為があって、解雇を決定した場合は、後になって解雇理由を追加しても認められにくいので、解雇理由となった事実（就業規則に違反した言動）は全て証明書に記載してください。

そのため、会社が解雇する場合は、解雇理由証明書の交付を求められることを想定して、解雇理由を列挙して、正当な解雇理由があったと認められるかどうか検討する必要があります。

また、従業員が就業規則に違反する言動をしたときは、その都度、会社は注意や指導をした上で、その内容や従業員の反応等を記録することが重要になります。

なお、退職証明書や解雇理由証明書の様式は決まっていませんので、自由に作成できます。厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーで、「退職事由に係るモデル退職証明書」が掲載されています。

執筆者：社会保険労務士木下貴雄【登録番号第27020179号】
就業規則を専門とする社会保険労務士です。中小零細企業の就業規則に関する悩みは全て解決いたします。日々の業務やホームページでは、分かりやすく伝えることを心掛けています。