メールによる給与明細の交付

毎月、賃金の支払日に、プリントアウトした給与明細を従業員に配布していますが、メールで送信する方法は可能でしょうか？

同意した従業員については、書面の給与明細の配布を止めて、メールで送信する方法も認められています。

賃金を金融機関の口座に振り込んで支払う場合は、通達によって、賃金の支払日に、個々の従業員に対して、次の事項を記載した給与明細（賃金の支払に関する計算書）を交付することが定められています。

従来は、給与明細をプリントアウトして、書面で従業員に配布している会社が一般的でした。しかし、ＩＴ技術の発展やペーパーレス化の進展によって、データによる交付（電子交付）が認められるようになりました。

ただし、所得税法によって、給与明細をデータで交付する場合は、本人にデータの種類（ＰＤＦファイル等）や交付の方法等を示した上で、本人からメールや書面（記録が残る方法）で承諾を得る必要があります。したがって、承諾しない従業員には、従来どおり書面で交付しないといけません。

なお、令和５年度に法改正があって、承諾を得ようとする際に、会社から従業員に、「期限までに承諾の有無の回答がないときは、承諾があったものとみなします」という旨の通知をしていれば、そのように処理することが可能になりました。

ただし、一旦、承諾したとしても、従業員が請求したときは書面で交付しないといけません。データによる交付に切り替えたとしても、書面による交付にも対応できるようにしておく必要があります。

給与明細をデータで交付できるようになれば、会社は封入や手渡し、郵送等の作業を省略できますし、ペーパーレス化によって諸経費を削減できます。その反面、給与明細は重要な個人情報ですので、誤送信やデータの漏えい等については、厳しく管理する必要があります。

また、メールを送信して交付する方法以外にも、インターネットやアプリを利用して閲覧できるようにする方法も認められています。