メールによる労働条件の明示

従業員を採用したときは、書面で労働条件を明示していますが、メールで明示しても良いですか？

採用時の労働条件の明示について、要件を満たしている場合は、メール等の送信による方法が認められています。

労働基準法（第15条）によって、従業員を採用するときは、本人に賃金や労働時間等の労働条件を明示することが義務付けられています。また、一定の労働条件については、労働基準法施行規則によって、雇用契約書や労働条件通知書を作成して、書面を交付することが定められています。

この労働基準法施行規則が改正されて、2019年4月以降は、書面を交付して明示する方法以外に、電子メール等を送信して明示する方法が認められるようになりました。

ただし、電子メール等を送信して労働条件を明示する場合は、次の2つの条件をクリアしている必要があります。

1.本人が同意していること

電子メール等を送信して労働条件を明示することについて、本人から同意を得る必要があります。同意しなかった従業員には、従来どおり、書面を交付して明示しないといけません。

2.書面に印刷できること

通常の電子メールやYahoo!メール、Gmail等のWebメールは、書面に印刷しようと思えば可能です（従業員がプリンターを持っているかどうかは問いません）。しかし、LINEやメッセンジャー等のSNS、SMS（ショートメール）は、印刷は想定されていませんので、見やすい形で印刷することは難しいです。

印刷や保存のことを考えると、従来どおり雇用契約書や労働条件通知書を作成して、PDFの添付ファイルで送信する方法が望ましいとされています。

書面を手渡す場合は心配いりませんでしたが、メール等で送信する場合は、本人に届かない可能性があります。そのため、従業員がメール等を受信した場合は返信することをルールとして定めておくべきです。

また、返信は後から確認できる方法（口頭は不可）として、返信には「労働条件について同意しました」と記載してもらうと、労働条件が確実になってトラブルを予防できます。

そして、労働基準法（第109条）によって、雇入れ関係の書類は保存期間が5年間と定められていますので、5年前までさかのぼって確認できるように記録を残しておく必要があります。

この点から言っても、LINEやメッセンジャー等のSNS、SMS（ショートメール）は埋もれてしまって不向きで、PDFによる方法が管理しやすくて望ましいです。