メールによる労働条件の明示

採用時の労働条件は書面で明示していますが、メールで明示しても良いでしょうか？

労働条件の明示について、要件を満たしている場合は、メール等の送信による方法が認められるようになりました。

労働基準法によって、従業員を採用するときは、従業員に対して、賃金や労働時間等の労働条件について、書面（雇用契約書や労働条件通知書）を交付して明示することが義務付けられています。

労働基準法（施行規則）が改正されて、２０１９年４月から書面を交付して明示する方法以外に、メール等を送信して明示する方法が認められるようになりました。

ただし、メール等を送信して労働条件を明示する場合は、次の２つの条件をクリアしている必要があります。

１．本人が希望又は同意していること

労働条件の明示について、本人がメール等の送信を希望するか、会社から本人にメール等の送信で良いか聞いて同意を得る必要があります。本人が同意しなかった場合は、書面を交付して明示しないといけません。

２．書面に印刷できること

通常のメールやYahoo!メール、Gmail等のWebメールは、書面に印刷しようと思えば可能です（従業員がプリンターを持っているかどうかは問いません）。しかし、LINEやメッセンジャー等のSNS、SMS（ショートメール）は、印刷は想定されていませんので、見やすい形で印刷することは難しいです。

印刷や保存のことを考えると、従来どおり雇用契約書や労働条件通知書を作成して、PDFの添付ファイルで送信する方法が望ましいとされています。

そして、書面を手渡す場合は心配いりませんでしたが、メール等で送信する場合は、本人に届かない可能性があります。そのため、従業員がメール等を受信した場合は返信することをルールとして定めておくべきです。

また、返信は後から確認できる方法（口頭は不可）として、返信には「労働条件について同意しました」と記載してもらうと、労働条件が確実になってトラブルを予防できます。

なお、労働基準法によって、雇入れ関係の書類は保存期間が５年間と定められていますので、５年前までさかのぼって確認できるように記録を残しておく必要があります。