在籍従業員の雇用契約書の作成

従業員を採用するときは、雇用契約書を作成して、本人に交付しないといけないようですが、これまで作成・交付していませんでした。全ての従業員について、今から雇用契約書を作成・交付した方が良いですか？

公的機関等から雇用契約書の提出を求められていなければ、改めて作成・交付する必要はないと思います。

また、労働基準法施行規則によって、労働時間や賃金に関する事項など、重要な労働条件については、書面（雇用契約書や労働条件通知書）を作成して、本人に交付することが義務付けられています。なお、本人が希望する場合は、書面の交付に代わって、電子メール（PDF）等による方法も認められています。

ところで、労働基準法（第15条）の規定は、採用後の労働条件について、「言った」「言わない」という労使間の思い違いによるトラブルを防止することを目的として定められたものです。

労働基準法の規定は、「労働契約の締結に際し」、明示することになっていますので、在籍している従業員について、さかのぼって雇用契約書を作成したとしても、労働基準法違反の事実が覆ることはありません。

また、既に在籍している従業員については、労働条件に関して労使間の思い違いが生じることは考えにくいので、就業規則を作成して従業員に周知していれば、改めて雇用契約書を作成する必要はないと思います。

仮に、公的機関等から雇用契約書の提出を求められたとしても、採用時の労働条件を記載しますので、現在の労働条件とは異なっていて、余り意味がないように思います。

現在の労働条件や就業の実態については、採用時の雇用契約書より、現在の賃金台帳、出勤簿（タイムカード）、労働者名簿の方が適していると思います。

改めて言うまでもありませんが、今後採用する従業員については、労働基準法で定められているとおり、雇用契約書を作成して、本人に交付してください。パートタイマー、アルバイト、契約社員、嘱託従業員、臨時従業員など、雇用形態に関係なく、全ての者が対象になります。

ただし、既に在籍している従業員であっても、期間を定めて雇用している者について、労働契約を更新するときは、労働条件が変わらないとしても、労働契約の締結に該当しますので、その都度、雇用契約書を作成する必要があります。自動更新にしていると、無期雇用の労働契約に切り替わったと判断される恐れがあります。

また、パートタイマーから正社員に雇用形態を変更したり、正社員が定年退職して嘱託従業員として再雇用したりするときも、労働契約の締結に該当しますので、在籍している者であっても、雇用契約書を作成する必要があります。

執筆者：社会保険労務士木下貴雄【登録番号第27020179号】
就業規則を専門とする社会保険労務士です。中小零細企業の就業規則に関する悩みは全て解決いたします。日々の業務やホームページでは、分かりやすく伝えることを心掛けています。