書類の保存期間

書類の保存期間

従業員の入退社等の手続きをしたときの書類が溜まっていますが、いつまで保存すれば良いでしょうか？

それぞれの法律ごとに、書類の保存期間が定められています。

労働基準法（第109条）によって、「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を5年間保存しなければならない。」と規定されています。

労働安全衛生規則（第51条）によって、「事業者は、第43条、第44条若しくは第45条から第48条までの健康診断若しくは法第66条第4項の規定による指示を受けて行った健康診断又は法第66条の2の自ら受けた健康診断の結果に基づき、健康診断個人票を作成して、これを5年間保存しなければならない。」と規定されています。

雇用保険法施行規則（第143条）によって、「事業主及び労働保険事務組合は、雇用保険に関する書類をその完結の日から2年間（被保険者に関する書類にあつては、4年間）保管しなければならない。」と規定されています。

労働者災害補償保険法施行規則（第51条）によって「労災保険に係る保険関係が成立し、若しくは成立していた事業の事業主又は労働保険事務組合若しくは労働保険事務組合であつた団体は、労災保険に関する書類を、その完結の日から3年間保存しなければならない。」と規定されています。

健康保険法施行規則（第34条）によって、「事業主は、健康保険に関する書類を、その完結の日より2年間、保存しなければならない。」と規定されています。

厚生年金保険法施行規則（第28条）によって「事業主は、その厚生年金保険に関する書類を、その完結の日から2年間、保存しなければならない。」と規定されています。

以上の規定を整理すると、次のようになります。

保存期間書類名法律
5年労働者名簿
賃金台帳
労働基準法に関する重要書類		労働基準法
5年健康診断の結果労働安全衛生法
4年雇用保険の従業員に関する書類雇用保険法
3年労災保険に関する書類労働者災害補償保険法
2年健康保険に関する書類健康保険法
2年厚生年金保険に関する書類厚生年金保険法
2年雇用保険に関する書類雇用保険法

労働基準法については、原則的には、賃金の請求権は5年間と定められていますので、書類の保存期間も同様に5年間と定められています。

労働基準法に関する重要書類としては、出勤簿（タイムカード）、賃金、災害補償、入退社に関する書類などがあります。会社が適切に保存していないと、労働者保護が優先されて、会社の主張が認められない可能性があります。

このような書類は、トラブルや記載ミス等がなければ、後で必要になることはありませんので、年度ごとにまとめて、表紙に「保存期限：○年○月まで」と記載して、期限が経過した書類は廃棄すると良いでしょう。