パソコンデータで書類を保存

パソコンデータで書類を保存

賃金台帳等の書類は、一定期間保存することが義務付けられていると思いますが、紙で保存しないといけないのでしょうか？パソコンのデータで保存しても良いですか？

必要な条件をクリアしていれば、パソコン等のデータで保存する方法も認められています。

労働基準法（第１０９条）によって、「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を５年間保存しなければならない。」と規定されています。

同様に、雇用保険法、健康保険法、厚生年金保険法、労災保険法、労働安全衛生法等の法律でも、書類を一定期間保存することが定められています。

労働者名簿や賃金台帳（給与明細）等の書類は、昔は手書きで作成していましたが、現在はパソコンで作成している会社が一般的です。

書類の保存についても、次の要件を全て満たしている場合は、紙ではなく、パソコン等のデータで保存する方法が認められています。

  1. 労働基準監督署の調査等があったときに、直ちに印刷して提出できること
  2. 誤ってデータを消去したり、書き換えたりできないこと
  3. データを損なうことなく、長期間保存できること

また、パソコン等のデータで保存する場合は、次の３通りの方法がありますが、上の要件を満たしていれば、どの方法でも構いません。

  1. ワード、エクセル、給与計算ソフト等で書類を作成して、そのファイルを保存する
  2. 作成した書類をＰＤＦで出力・保存する
  3. 作成した紙の書類をスキャナで読み取って、画像データとして保存する

これらのデータは、定期的にバックアップをしたり、パスワードを設定したり、確実に保存できるように対策を講じる必要があります。

パソコンの本体から切り離して、記録媒体にデータを保存すれば、ウイルスに感染したり、パソコンが故障したりしても、データの破損を防止できます。ただし、ＵＳＢメモリーやＳＤカードは長期保存には不向きですので、ＣＤ、ＤＶＤ、ブルーレイディスクの光ディスクが望ましいです。最近は、クラウド上にデータを保存する方法が増えています。