マイカー出張時のガソリン代の負担

従業員が自家用車で出張した場合は、会社はガソリン代を負担するべきですか？

業務に要する経費ですので、ガソリン代は会社が負担しないといけません。また、任意保険の加入について、確認する必要があります。

業務に要する費用は必要経費として、会社が負担する必要があります。電車や新幹線で出張する場合に、運賃を従業員に負担させている会社はないと思います。

従業員が自家用車で出張したときは、ガソリン代、高速道路の利用料金、駐車料金等の経費が想定されます。

高速道路の利用料金や駐車料金は実費を支払って、ガソリン代については、自家用車の使用料金を加算して、走行距離1kmにつき20円や30円で計算した額を支払う方法が合理的です。

ところで、従業員の携帯電話を業務に利用している会社がありますが、業務のために使用する通信費用についても、従業員に負担させることは許されません。必要経費として同様に、会社が相当額を負担する必要があります。

また、従業員の自家用車を業務で利用する場合は、交通事故を想定した対策が不可欠です。具体的には、自家用車で出張する従業員について、十分な任意保険（対人・対物）に加入していることを確認する必要があります。

予定どおり、出張業務が終了すれば良いですが、万一、従業員が交通事故を起こした場合は、補償が問題になります。

従業員が交通事故を起こして、加害者になった場合は、会社の指示で車を運転していたものとして、会社が責任を負います。運行供用者責任や使用者責任と言います。

そのときに、従業員が十分な任意保険に加入している場合は、それで対応できますが、不十分な場合は、会社が被害者に対して、損害賠償を行わないといけません。死亡事故や後遺症が残る事故になると、損害賠償は数千万円に及びます。

飲酒運転やスピード違反など、従業員に落ち度がある場合は、本人の責任ですので、一旦、会社が損害賠償をした後、本人に請求できますが、従業員が通常の注意を払っていて事故を起こしたときは、本人に請求することはできません。

自家用車を業務で利用する場合は、「私有車業務利用規程」を作成するべきです。原則として、自家用車の業務利用は禁止して許可制にすること、任意保険の更新の都度、契約書の提出を求めこと、会社の費用負担等について定めます。

また、出張は自身の判断ではなく、所属長の指示又は承認を条件として、そのときに移動手段等の確認を行うようにします。

執筆者：社会保険労務士木下貴雄【登録番号第27020179号】
就業規則を専門とする社会保険労務士です。中小零細企業の就業規則に関する悩みは全て解決いたします。日々の業務やホームページでは、分かりやすく伝えることを心掛けています。